ForbesБизнес

«Замедлим распространение этой хрени»: как и зачем российский бизнес переходит на удаленку

Коронавирус все глубже проникает в жизнь рядовых россиян — уже сейчас тысячи человек вынуждены работать из дома, чтобы снизить риск распространения вируса в опенспейсах. Почему нельзя работать в пижаме, зачем включать видео при созвонах и как выполнять KPI даже на карантине?

Ксения Мельникова, Ильмира Гайсина, Валерия Житкова

За последние несколько недель коронавирус отправил десятки российских компаний на удаленку. И хотя официального распоряжения об этом от властей не поступало, 18 марта мэр Москвы Сергей Собянин призвал московский бизнес «по возможности перевести часть работников на работу из дома». Многие руководители крупных компаний сделали это еще до просьб мэра — о переходе на удаленный режим на прошлой неделе объявили «Яндекс», Mail.ru Group, Morgan Stanley, частично МТС, Райффайзенбанк, Газпромбанк и «Почта России». ВЭБ посадил на хоум-офис пожилых сотрудников и родителей простуженных детей, «Аэрофлот» призвал отгулять накопившиеся отпуска (многие, по словам представителя пресс-службы, к предложению прислушались), а сотрудники Тинькофф Банка вместе с объявлением об удаленке получили почтовую рассылку следующего содержания от одного из топ-менеджеров (копия есть в распоряжении Forbes):

«Коллеги, конечно же, помните про «правила Тинькофф»:

— Всегда без паники!

— Включаем нашу башку, как всегда!

— Думайте друг о друге!

— Работаем так, чтобы наши клиенты не заметили, где мы работаем – не важно, дома или в офисе!

— Всегда ведем себя ответственно и профессионально в этой ситуации!

Как вы понимаете, никто не отменил необходимость работать. У нас большие цели в этом году по росту бизнеса и прибыли! Здесь важен вклад каждого!

Спасибо большое за ваше понимание. Давайте замедлим распространение этой хрени!»

В тренде и малый бизнес, который в срочном порядке осваивает онлайн-инструменты работы и готовится к перерасходу бюджета. Удаленка действительно не дешевое удовольствие: по оценке интернет-рекрутера HeadHunter, переезд на хоум-офис обойдется в сумму от 200 000 рублей для небольших компаний до 100 сотрудников, в 1-3 млн рублей для средних компаний (100-500 сотрудников) и как минимум в 5 млн рублей для крупного бизнеса. «Деньги понадобятся для закупки дополнительных лицензий на ПО и системы безопасности, бесплатное такси для тех, кто не может резко перейти на полностью дистанционный режим, закупку ноутбуков для сотрудников, у которых нет ноутбуков, например», — перечисляет руководитель пресс-службы HeadHunter Александр Джабаров.

Но непредвиденные расходы на такси и ноутбуки не самая большая проблема в эпоху карантина. Перед предпринимателями более глобальная задача — сделать так, чтобы самоизоляция не застопорила бизнес-процессы, а сотрудники не воспринимали удаленку как внеочередной отпуск. Forbes спросил у бизнесменов, руководителей, эйчаров и психологов, как сохранить контроль над ситуацией в компании и настроить себя на эффективную работу без присмотра начальства.

«Шанс заболеть все равно был»

Мария Бородецкая, соосновательница лектория «Синхронизация»

«Синхронизация» перешла на удаленную работу с 18 марта. Мы не сделали этого раньше, потому что вплоть до 15 марта проводили лекции. Нам казалось нечестным работать из дома самим и в то же время собирать слушателей в лекториях. 16 марта мы приняли очень сложное для нас решение отменить все офлайн-мероприятия как минимум до 10 апреля, потому что хотим показать, что карантин — это правильно.

Конечно, мэрия запретила мероприятия свыше 50 человек, а наши лекции в среднем набирают 30, и мы могли бы ограничить продажу билетов «сверху». Но решили, что это число — формальность. 30 человек сидит в аудитории или 50 — разница невелика, шанс заболеть все равно есть. Поэтому мы решили не рисковать.

Работать из дома для нас непривычно: обычно 90% команды работает в офисе. Я верю, что так быстрее решаются вопросы, ребята знают друг друга в лицо, общаются и чувствуют себя командой. Но выбора у нас нет, поэтому мы стараемся наладить работу так, чтобы каждый четко знал свои цели и задачи. Опыт показывает: если грамотно расставить все метрики и KPI, не нужно стоять над душой ни в офисе, ни дома. Вся работа отражается в цифрах.

Главное, сохранять рабочую атмосферу. В офисе у нас есть правило: с 12 до 18 часов вся команда на месте. Можете приходить раньше или уходить позже, но у нас есть общие шесть часов, когда мы решаем важные вопросы. Эти часы мы сохраняем и при переходе на удаленку, команда оперативно отвечает на сообщения и звонки.

Помимо этого, мы ввели ежедневный утренний созвон с каждым членом команды. Такое общение помогает собраться и войти в рабочий поток из дома. Оно дисциплинирует и меня саму: я знаю, что в 10 утра у меня начинаются звонки и нет соблазна начать работать на час позже.

Наверное, если у вас есть внутренние программы, с которыми нельзя работать из дома, перейти на удаленку сложнее. Но мы технически готовы к переходу: все рабочие вопросы решаем в мессенджере Slack, там же у нас есть возможность проводить видеозвонки и конференции. С текстами и таблицами мы и в офисе работаем онлайн в Google Docs.

Теоретически из-за отмены лекций мы можем потерять больше половины выручки, но у нас есть шанс этого избежать с помощью онлайн-направления. Нам повезло: в отличие от многих других площадок в Москве, мы запустили онлайн-курсы и вебинары больше года назад, и сейчас нам спокойнее.

Кризис — время для развития, и для нас это отличная возможность поработать в распределенной команде, расширить аудиторию в онлайне и начать готовить с лекторами новые темы, до которых раньше не доходили руки из-за большой загрузки в офлайне. Возможно, в будущем эти недели карантина помогут нам открыть офисы в других городах или даже странах.

«Озаботьтесь юридическим оформлением удаленки»

Евгения Тудалецкая, эксперт по созданию дистанционной команды и удаленному контролю, основатель проекта и автор одноименной книги «Нет офиса — нет проблем»

При введении режима удаленной работы работодателю первым делом нужно определить, как юридически переоформить трудовые отношения с сотрудниками. Нужно понимать, что в нашем законодательстве идеальной схемы перевода сотрудников на удаленку не существует. Но так как ситуация требует быстрых решений, рекомендую рассмотреть два варианта: подписание с сотрудником дополнительного соглашения к трудовому договору или переоформление на особый трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Важно прописать в допсоглашении или в договоре следующее:

• правила использования оборудования, несмотря на то, что сотрудник будет работать со своего личного ПК;
• фразу о том, что работа происходит дистанционно и работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя;
• перечислить мессенджеры, CPM-системы, средства связи и названия отчетов, которые сотрудник будет использовать в своей работе.
• прописать режим работы. При этом необязательно указывать, когда именно у сотрудника обеденное время. Лучше всего использовать фразу «работник должен быть доступен на связи с работодателем в конкретных мессенджерах, по будням в определенное время». Этот момент важен, когда будут возникать дисциплинарные вопросы к сотруднику.
• порядок и сроки предоставления отчетов о проделанной работе.

В условиях карантина никто никаких новых юридических правил не придумал. Государство вряд ли в курсе, что соблюдение текущих требований является некой проблемой для бизнеса.

Видео при созвонах, бой пижамам и слоты недоступности

Илья Молтянинов, руководитель направлений мобильных продуктов рекрутингового сервиса HeadHunter

HeadHunter перевел на удаленный режим работы сотрудников офисов в Москве и Санкт-Петербурге. При этом в Москве около 20 сотрудников, непосредственно отвечающих за непрерывность бизнес-процессов, сохраняют офисный режим. Все остальные региональные филиалы работают в обычном режиме. При неблагоприятном развитии ситуации с распространением СOVID-19 в России они также будут оперативно переведены в формат хоум-офис.

Мой личный чек-лист для тех, кому пришлось в экспресс-режиме переключаться на удаленку, выглядит так.

• оборудуйте выделенное рабочее место — это ваш переключатель контекста;
• наушники с шумоподавлением — ваши друзья в доме, где много лишних шумов;
• соблюдайте график приема еды и физической активности (например, включайте в него прогулки). Хорошо помогает ставить себе слоты недоступности прямо в рабочий календарь. Также помогает техника pomodoro: таймер на 25 минут — рабочий блок, 5 минут — перерыв, каждые четыре блока перерыв — 15 минут. Интервалы можно подстроить под себя;
• согласуйте график с домочадцами, чтобы в рабочие часы вас не беспокоили. Иначе это грозит постоянным вываливанием из рабочих вопросов. Но будьте готовы к тому, что подстройка займет время — спокойно возвращайте себя и близких к соблюдению договоренностей;
• важно переключать контекст работа/отдых. Для этого подойдет любой ритуал. Например, переодеться в «рабочую» одежду, снять ее по окончании дня. Или выйти на прогулку на 10-15 минут, а вернувшись, заняться рабочими вопросами;
• включайте видеокамеру на созвонах. Это передает гораздо больше информации и позволяет лучше концентрироваться даже на групповых созвонах;
• если не можете в переписке решить вопрос за 10 минут, написав 30-50 сообщений, лучше договориться о созвоне;
• фиксируйте результаты договоренностей в чате/письме;
• договоритесь о времени общего пересечения команды. К времени ежедневных рабочих созвонов добавьте 5-10 минут на small talk (небольшая светская беседа на отвлеченные темы — прим. Forbes);
• начните пользоваться календарями, назначать друг другу встречи и появляться на них вовремя;
• убедитесь в наличии хорошего микрофона/наушников. Встроенные микрофоны не всегда хорошо работают;
• убедитесь в доступности всех необходимых вам удаленных ресурсов заранее;
• не пренебрегайте регулярными созвонами один-на-один между руководителем и членами команды — это инструмент для измерения «температуры» и реагирования на состояние команды. Если удаленный режим вводится больше, чем на месяц, то нужен инструмент кросс-командной синхронизации. Например, регулярные Q&A-сессии с между командами и топ-менеджерами, на которых будут обсуждаться итоги месяца/квартала.

«Вы можете почувствовать тягостное одиночество»

Валерий Марцинович, старший партнер консалтинговой компании Korn Ferry в России

В России весь офис Korn Ferry (около 40 человек) перешел на удаленку. Никаких дополнительных инвестиций в моменте это не потребовало. Все наши системы управления находятся в «облаках» и доступны с любого места. Консультанты работают друг с другом и с клиентами по всем каналам